В процессе ведения деятельности любой компании всегда накапливаются данные в цифровом или печатном виде. Их нужно подвергать систематизации, хранить, организовывать к ним доступ. Если организация небольшая, то этим процессом занимаются люди, совмещающие несколько должностей. Если же это крупная организация, то там на такую должность ставится сотрудник архива. Периодически этих специалистов требуется переучивать, чтобы их знания находились на актуальном уровне.
Для этого в центре дистанционного обучения административного персонала Дитад есть специальные курсы под названием «Организация архивного хранения документов и дел». Записаться на курс можно по ссылке внизу статьи. Продолжительность обучения там составляет 144 академических часа. В результате ваш сотрудник повысит квалификацию и получит соответствующее удостоверение.
Виды документов для архивного хранения
Архивное хранение документов прописано в законодательстве. Там указаны сроки, определённые виды бумаг, а в некоторых случаях даже указывается тип архивирования подобной документации. Если структура является государственной, то она передаёт дела в различные специальные подразделения архивного фонда РФ. Коммерческие компании в этом плане имеют значительно более широкий выбор для архивного хранения документации.
Есть ряд критериев, которые справедливы в отношении организаций с любыми формами собственности. Они перечислены ниже.
- Ограничение времени хранения может составлять 1, 2, 5, 10 лет. Архив документов в этом случае расположен в офисе компании.
- Конкретные сроки сохранения документов определяются политикой делопроизводства в компании. Обычно этот срок устанавливается в зависимости от потребности в этой документации.
- Архивы могут находиться в филиалах организации.
- Законодательная база в сфере делопроизводства коммерческих компаний и внутренние корпоративные указы относительно постоянного хранения документов не должны противоречить друг другу.
Как проводится архивация
Ответственные сотрудники определяют срок сохранения документации каждой конкретной категории, опираясь на законодательную базу. При этом должна составляться подробная опись с указанием даты архивации, а также окончанием хранения. Помимо этого, должна быть дана ссылка на соответствующее требование в действующем законодательстве.
Архивирование документации выполняется внутри инфраструктуры компании в отведённом для этого помещении или каких-то локальных зонах. Можно размещать архив в виде стеллажей, папок, коробок, боксов, полок и так далее. Если архивируются документы, представляющие особую ценность, они размещаются в шкафах из металла с сейфовыми замками. По истечении срока работник фирмы, отвечающий за архив, ликвидирует эти документы. При этом должен быть составлен акт об уничтожении. Если требуется неограниченное время хранения, то должна быть проведена процедура фондирования. А после этого документы передаются в спецучереждения.
